This job description summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and review this document at any time.
Areas of Responsibility:
- Lidar com detalhes/logística de viagem para o pessoal do projeto, consultores e outros e seguir os relatórios de despesas de viagens.
- Gestão da frota de viaturas a nível provincial.
- Supervisionar o trabalho da rececionista, Motoristas, Pessoal da Limpeza, e outro pessoal administrativo.
- Supervisionar o funcionamento dos seguintes sistemas:
- Gestão das reservas de hotel, organização de eventos, seminários, reuniõese da recepção.
- Em coordenação com o Gestor da área administrativa & financeira assegurar que a gestão do processo de procurement, incluindo a garantia de que os procedimentos utilizados para obter cotações são conduzidos de acordo com as políticas e os procedimentos oficiais da Organização, que a documentação está correta e conforme é exigido, que todos os relatórios necessários sobre o processo de aquisições foram entregues aos respetivos supervisores e que todo o processo de aquisições é conduzido de uma forma transparente, atempada e adequada.
- Gestão de materiais de escritório e manter atualizado a ficha de stock
- Assegurar uma gestão transparente e eficiente de consumíveis e materiais do escritório.
- Responsável pela gestão de inventário e activos fixos a nível provincial. Garantir que todo colaborador possua material e equipamento de trabalho em boas condições de funcionamento;
- Rever todos os processos de pagamento, garantido que própria contabilização de acordo com o plano de contas e cor recta alocação das despesas por diversos projectos.
- Será responsável pela gestão da função financeira e contabilistica no geral, incluindo análise financeira, reconcialiaçoes de contas, gestão de tesouraria e fluxo de caixa mensal, elaboração de relatorios financeiros internos e externos amtepados e com qualidade.
- Coordenar as respostas e pedidos internos e externos, formação e apoio ao pessoal financeiro nos escritórios de campo, tanto na FHI360 bem como para os parceiros (OCBs) e auxiliar a direccçao nos processos de oracamentacao e monotorizacao financeira; Garantir a existência de ferramentes e processos adequados, além de políticas e procedimentos financeiros para apoiar a contabilidade em conformidade com as políticas da FHI360 e doadores.
- Agir como principal ponto focal técnico para o sistema contabilístico computorizado;
- Preparar a projecção das despesas mensais e submeter ao escritório de Maputo, após aprovação do Gestor Provincial, e solicitar os fundos mensalmente para funcionamento das actividades da Província
- Monitorar as despesas do Projecto e providenciar ao Gestor Provincial/Técnico Provincial toda informação necessária para tomada de decisão.
- Efectuar o pagamento do IRPS, INSS e outros impostos. Manter toda documentação inerente ao funcionamento do Escritório em dia (INSS, MITRAB, CM e outros).
- Todas outras tarefas relacionadas com a área de administração e Finanças.
- Executar outras tarefas que lhe forem incumbidas.
Educational Background:
Nível Licenciatura em funções similares a Administração, Gestão, Finanças e afins;
Skills/Experience:
- 3 a 4 anos de experiência em funções similares;
- Constitui vantagem: experiencia de trabalho com ONGs e com os procedimentos de USAID
- Domínio do Microsoft Office Excel, Access, Word e Outlook;
- Fluência na língua portuguesa, e noções básicas da lingua inglesa.
Compensation/Benefits:
FHI 360 fosters the strength and health of its workforce through a competitive benefits package, professional development and policies and programs that support healthy work/life balance. Join our global workforce to make a positive difference for others — and yourself.
Job Function:
Organization Info
Listing Stats
Post Date:
Feb 26 2019
Active Until:
Mar 26 2019
Hiring Organization:
Fhi 360
industry:
Nonprofit