O assistente administrativo fornece apoio administrativo variado para os escritórios da TNC no Programa Brasil.
O assistente administrativo executará diversas tarefas administrativas, dentre elas destacadas as seguintes: atender telefones, organizar e distribuir as postagens internas, agendamento e coordenação da a logística de reuniões e eventos, manutenção de equipamentos e do escritório, tratativa com fornecedores voltada para orçamentos, revisão e negociação de propostas de compras em geral. Responsável pela coleta, recebimento, conferencia, processamento, catálogo e arquivamento de documentos, bem como assistência administrativa de backup para as equipes do programa. Poderá ajudar com a preparação de correspondências e informações de pacotes. Ele (a) usará recursos e sistemas disponíveis para controlar dados. Ele (a) irá fornecer aos outros funcionários informações na qual necessitam para tomar decisões e resolver problemas. O assistente terá interação com todos os funcionários do Programa Brasil e de outros escritórios da TNC.
Ele (a) necessita ter experiências com conferências e processamento de documentos para admissões e demissões, encaminhamentos para exames médicos em geral, acompanhamento do período de experiência dos funcionários, integração de novos colaboradores, controle de atestados médicos e outros, controle de férias, cadastro dos colaboradores no sistema, declarações, cartas de referência, controle do arquivo dos funcionários.
RESPONSIBILITIES AND SCOPE
- Não será responsável por supervisionar pessoas, mas poderá coordenar, planejar e dirigir trabalhos de voluntários ou estagiários.
- As funções serão executadas de acordo com as instruções ou as práticas estabelecidas.
- Limitada responsabilidade financeira, que pode incluir o processamento de faturas, caixinha, ou relatórios de despesas de viagem.
- Responsável por realizar compras de equipamentos e suprimentos, conforme previsto no orçamento e em consulta com o supervisor.
- Pode servir como back-up a para outras equipes de trabalho.
- O supervisor irá ajudar a resolver quaisquer problemas ou dúvidas.
- Ambiente de trabalho envolve pouca exposição a elementos desagradáveis e menor esforço físico e/ou tensão.
- Horas extras de trabalho serão solicitadas conforme necessário e previamente aprovadas.
- Experiência como assistente administrativo incluindo um ou mais dos seguintes: departamento pessoal, atendimento ao público, organização e distribuição de correio, coordenação de viagens ou atividades relacionadas.
- Experiência a trabalhar e se comunicar com uma vasta gama de pessoas e suporte em resoluções de problemas.
- Experiência de escrita, edição e revisão de materiais escritos.
QUALIFICAÇÕES DESEJADAS
- Experiência em gerenciamento de múltiplas tarefas e cumprimentos dos prazos estabelecidos.
- Familiaridade com a linguagem corporativa.
- Bom atendimento, habilidades e foco ao cliente.
- Fortes habilidades organizacionais e atenção aos detalhes.
- Cursando Ensino Superior em Administração de Empresas, Recursos Humanos ou Comunicação.
- Nível intermediário de Inglês será um diferêncial.