The Bilingual Executive Secretary will provide a full range of support to the Executive Director of the Mexico and North Central America program of The Nature Conservancy and will offer general administrative support for the program. This position will be based in the Mexico City office.
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La Secretaria Ejecutiva Bilingüe brindará una gama completa de apoyo a la Dirección Ejecutiva del programa de México y Norte de Centroamérica de The Nature Conservancy y ofrecerá apoyo administrativo más general para el programa. Estará basada en la oficina de la Ciudad de México.
The Bilingual Executive Secretary will perform various administrative tasks including secretarial support at the executive level and other administrative activities for the program, including some or all of the following: sorting and distributing mail, answering the main phone line, organizing and maintaining files, purchasing and maintaining equipment, and working with vendors. This position may handle domestic and international travel arrangements and manage the calendar for the Executive Director and schedule and coordinate logistics of meetings and assist with the coordination of special events. This role may communicate on behalf of the supervisor with internal and external audiences, including staff, partners, government officials and donors while also handling inquiries about program activities and assisting in the development of program materials and correspondence. This position will use available systems and resources to maintain and track data and produce reports as needed and will provide other staff with information they need to make decisions and solve problems and is expected to have frequent interaction with staff throughout the program and in other Conservancy offices, along with external vendors.
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La Secretaria Ejecutiva Bilingüe realizará varias tareas administrativas, incluidas apoyo secretarial a nivel ejecutivo y otras actividades administrativas para el programa, incluyendo algunas o todas las siguientes: ordenar y distribuir correo, contestar teléfonos, organizar y mantener archivos, comprar, mantener equipos y trabajar con proveedores; organizar viajes nacionales e internacionales y el calendario de citas, reuniones y otras actividades para el supervisor. Programar y coordinar la logística de las reuniones y ayudar con la coordinación de eventos especiales. Se comunicará en nombre del supervisor con fuentes internas y externas, incluido el personal, socios, funcionarios del gobierno y donantes; se encargará de consultas sobre actividades vinculadas a la Dirección Ejecutiva y ayudará en el desarrollo de comunicaciones y correspondencia del programa. Usará los sistemas y recursos disponibles para mantener y rastrear datos y producir informes según sea necesario. Tendrá una interacción frecuente con el personal del programa de México y el Norte de Centroamérica y de otras oficinas de The Nature Conservancy alrededor del mundo, así como con los proveedores.
RESPONSIBILITIES AND SCOPE
- Does not supervise any staff, but may help plan and direct the work of volunteers or interns;
- Prioritize tasks in the absence of specific instructions and make day-to-day decisions within the scope of work assignments; duties are performed according to instructions or established practices and supervisor will resolve any problems or questions;
- Maintain limited financial responsibility, which may include processing invoices, preparing accounting forms, purchasing, or creating travel expense reports;
- May serve as a team member for assigned projects;
- Work overtime as needed; and
- Work environment involves only infrequent exposure to disagreeable elements and minor physical exertion and/or strain.
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- No supervisa a ningún miembro del personal, pero puede ayudar a planificar y dirigir el trabajo de voluntarios o pasantes;
- Prioriza tareas en ausencia de instrucciones específicas y toma decisiones cotidianas dentro del alcance de las asignaciones de trabajo; los deberes se realizan de acuerdo con las instrucciones o prácticas establecidas y el supervisor resolverá cualquier problema o pregunta;
- Mantiene una responsabilidad financiera limitada, que puede incluir procesar facturas, preparar formularios de contabilidad, comprar o crear informes de gastos de viaje los cuales son aprobados antes por su supervisor;
- Puede servir como un miembro del equipo para proyectos asignados;
- Trabaja horas extras según sea necesario; y
- El ambiente de trabajo involucra un mínimo esfuerzo físico y / o tensión.
- Experience managing diverse activities to meet deadlines;
- Experience providing administrative support, including some or all of the following: phones/customer service, mail distribution, equipment maintenance, coordinating travel arrangements and meetings, or organizing files;
- Experience working and communicating with a wide range of people; and
- Experience writing, editing, and proofreading written materials.
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- Carrera técnica o estudios de licenciatura más una experiencia mínima de dos años como Secretaria Ejecutiva Bilingüe;
- Experiencia manejando actividades diversas para cumplir con plazos;
- Experiencia brindando apoyo administrativo, que incluye algunos o todos los siguientes: teléfonos / servicio al cliente, distribución de correo, mantenimiento de equipos, coordinación de arreglos de viaje y reuniones u organización de archivos;
- Experiencia trabajando y comunicándose con una amplia gama de personas, incluyendo personas de nivel directivo; y
- Experiencia escribiendo, editando y revisando materiales escritos.