O assistente administrativo fornece apoio administrativo variado para projetos, coordenadores e diretor da TNC em Belém.
Areas of Responsibility:
- Apoio administrativo ao Diretor e alguns Gerentes de Projetos: elaboração e revisão de relatórios de prestação de contas; relatório de horas, logística de viagens.
- Fazer a triagem, distribuição e preparação de correspondências, organização e manutenção de arquivos, compras, manutenção de equipamentos;
- Acompanhar a programação e organização de viagens e planejamento de ações de campo dos Técnicos de Conservação Ambiental do projeto;
- Agendar e coordenar as logísticas de reuniões e oficinas, apoiar a coordenação em eventos especiais;
- Compilação de informações de campos produzidas pelos Técnicos de Conservação Ambiental junto aos produtores;
- Dar assistência ao desenvolvimento de documentações: contratos, material de divulgação, educativos, de comunicação e relatórios;
- Suporte no acompanhamento de contratos, prazos e avaliações;
- Elaboração de documentos referentes a cotações de preços, orçamentos e pagamentos;
- Usar os sistemas e recursos disponíveis para manter e controlar os dados e produzir relatórios, conforme necessário;
- Apoio na comunicação interna com parceiros e grupos de interesse;
RESPONSIBILITIES AND SCOPE
- Funções são executadas de acordo com as instruções ou as práticas estabelecidas.
- Limitada responsabilidade financeira, que pode incluir o processamento de faturas, caixinha, ou despesas de viagem.
- Pode comprar equipamentos e suprimentos, conforme previsto no orçamento e em consulta com o supervisor.
- Pode comprar passagem aérea e reservar hotel pelo sistema WTS, em consulta com o supervisor.
- Pode servir como um membro da equipe para as equipes de trabalho atribuído a processos e projetos internos.
- Supervisor irá resolver quaisquer problemas ou dúvidas.
- Ambiente de trabalho envolve pouca exposição a elementos desagradáveis e menor esforço físico e/ou tensão.
- Inserir contratos Out/ In no sistema de Gestão de Projetos Clarizen.
- Inserir suas atividades no Sistema de Gestão Clarizen.
- Participar de eventos (reuniões, workshops, entre outros), para apoio as estratégias.
- Participar de reuniões do time NAGP, maior parte delas, via Skype.
Educational Background:
Diploma do ensino médio mais combinação de experiência
Skills/Experience:
- Experiência em MS Office, Word, incluindo navegação pela Internet;
- Capacidade de priorizar tarefas na ausência de instruções específicas;
- Acompanhar e monitorar o andamento das tarefas;
- Capacidade de analisar as informações disponíveis com a finalidade de elaboração de relatórios e resolução de problemas;
- Capacidade de organização e atenção aos detalhes;
- Comunicação efetivamente expressa mensagens verbalmente e por escrito;
- Mantém relações de trabalho positivas. Contribui para parcerias produtivas, dentro e fora da organização. Compreende as funções de membro de equipe e valoriza as contribuições dos outros.
MINIMUM QUALIFICATIONS
- Experiência fornecendo suporte Administrativo incluindo um ou mais dos seguintes: telefones/atendimento, distribuição de correio, manutenção de equipamentos, coordenação de viagens ou atividades relacionadas.
- Experiência a trabalhar e se comunicar com uma vasta gama de pessoas.
- Experiência de escrita, edição e revisão de materiais escritos.
- Boa comunicação verbal e bom relacionamento interpessoal.
Compensation/Benefits:
The Nature Conservancy offers competitive compensation, 401k or savings-plan matching for eligible employees, excellent benefits, flexible work policies and a collaborative work environment. We also provide professional development opportunities and promote from within. As a result, you will find a culture that supports and inspires conservation achievement and personal development, both within the workplace and beyond.
Job Function:
Organization Info
Listing Stats
Post Date:
Apr 25 2018
Active Until:
May 25 2018
Hiring Organization:
Nature Conservancy
industry:
Nonprofit