Curitiba, Brasil, onde está situada a sede de 350.org na América Latina. Eventualmente, trabalho remoto à distância e necessidade de viagens internacionais.
A assistência administrativa da AL apoiará as principais atividades da equipe da 350.org na América Latina, auxiliará no apoio administrativo a grandes projetos e iniciativas, gerenciará e ajudará no rastreamento de despesas e na documentação. Com relação à gestão do orçamento, a função inclui assistência ao líder da equipe da AL no controle de despesas de campanhas regionais e nacionais, acompanhamento de reembolsos e adiantamentos, além de outras questões orçamentárias. O gerente também auxiliará a equipe na supervisão dos contratos de fornecedores, principalmente nas questões relacionadas a pagamentos, relatórios e resultados. O gerente administrativo fornecerá apoio logístico para reuniões e viagens, e atuará como um elo com funcionários, consultores e parceiros.
- Fornecer apoio administrativo geral e financeiro (orçamentário) à equipe da 350.org na América Latina, incluindo gerenciamento de calendários, gestão de reuniões ou eventos, logística e apoio à coordenação de preparativos de viagens e eventos organizados pela equipe etc.
- Preparar, revisar e/ou enviar solicitações de despesas e reembolsos, controlar pagamentos e contas bancárias da 350.org na América Latina
- Comunicar-se com funcionários da 350, consultores associados e outros em nome da equipe da AL para compartilhar atualizações, agendar reuniões e transmitir outras correspondências conforme necessário, de maneira oportuna.
- Fornecer apoio logístico à equipe da AL na organização de reuniões presenciais, inclusive a identificação do local e a locação do espaço, viagem e acomodação.
- Atuar como a pessoa de referência para quaisquer tarefas e problemas administrativos e fazer relatórios mensais sobre o trabalho da equipe para atualizar os funcionários.
- Organizar arquivos e documentos relacionados a funcionários, fornecedores, eventos e quaisquer outros dados relevantes para as atividades da 350.org na América Latina, incluindo documentação de projetos, artigos, políticas e práticas etc.
- Auxiliar com qualquer projeto ad hoc e necessidades administrativas emergentes que possam se desenvolver por toda equipe ou toda a organização.
- Auxiliar durante o processo de contratação e seleção da equipe, fornecendo suporte administrativo, incluindo contratação de agência de recrutamento quando necessário, agendamento de entrevistas, gerenciamento de candidatos, envio de testes e respostas e supervisão de cumprimento de procedimentos e regras de RH, inclusive feriados, folgas e outras obrigações trabalhistas e direitos;
- Tomar notas durante as reuniões, registrar as decisões tomadas e acompanhar as ações acordadas.
- Compreender projetos e ser capaz de desenvolver e manter relatórios de projetos, incluindo relatórios de progresso e outros relatórios relacionados.
- Participar e fazer minutas durante as sessões de brainstorming da equipe, planejamento, retiros, reuniões etc.
- Realizar outras tarefas atribuídas pelo líder da equipe da América Latina.
- Pelo menos três (3) anos de experiência em trabalho administrativo com foco em tarefas relacionadas à organização, gestão de orçamento, responsabilidade financeira, de preferência em contexto internacional.
- Habilidades de organização de eventos, incluindo engajamento de partes interessadas, gerenciamento de eventos e comunicações, reservas de viagens e acomodações, inclusive apoio à obtenção de vistos (de preferência, internacionalmente).
- Capacidade de comunicar ideias complexas em termos claros e concisos (por escrito e oralmente).
- Grandes habilidades interpessoais.
Proficiente em tecnologia de reuniões virtuais, google drive e outras tecnologias de comunicação on-line.
- Compromisso com seu próprio crescimento e desenvolvimento pessoal.
- Fluente em inglês e português.
- Domínio no uso de software baseado em Internet para calendários/agendamentos.
- Experiência e habilidades sólidas para a aritmética financeira básica para fazer acompanhamento de orçamento, faturamento preciso e outras tarefas de administração financeira.
Habilidades e experiências desejadas (mas não obrigatórias)
- Preferência por alto nível de proficiência em Google Suites e Zoom Video Conferencing.
- Interessar-se por questões de justiça social e ambiental e/ou experiência em trabalho em contextos internacionais em diversas culturas
- Habilidades de comunicação em espanhol (capacidade de comunicação informal – oral e escrita).
Brasil: 69,400BRL - 86,800BRL or 96,000 - 120.000 BRL