Esta es una posición temporal por 6 meses. El/la administrador(a) de la oficina de Lima trabajará como parte del equipo de la oficina de Lima coordinando tareas relacionadas a una o más actividades funcionales tales como administración de la oficina, operaciones y soporte contable, adquisiciones, coordinación de reuniones, eventos especiales, entrenamientos, programas de voluntarios, entre otros.
El/la administrador(a) de la oficina de Lima trabajará con el propósito de cumplir con las prioridades estratégicas de la oficina implementando tácticas asociadas a planes que se encuentren previamente aprobados, y realizando las tareas y actividades del día a día. El/ella será responsable de planear y ejecutar la logística para eventos especiales y /o reuniones, compras, archivo central, coordinación de envíos y correspondencia, administración de inmuebles, telecomunicaciones y/o recepción. El/ella Brinda soporte en los procesos de selección, contratación, entrenamiento y reconocimientos bajo el programa de voluntarios/Aprendices, El/ella puede también llegar a dirigir las actividades de voluntarios/aprendices. Adicionalmente realizará actividades asociadas a Tecnologías de la Información, Recursos Humanos y tareas administrativas dentro del área financiera, incluyendo diligenciar y procesar formatos, preparar reportes y pronósticos, y coordinar y preparar presupuestos. El/ella responderá preguntas sobre las actividades de la oficina, creará materiales de oficina y borradores de correspondencia. El/ella debe estar capacitado en los sistemas y recursos utilizados por el equipo de trabajo para poder ejecutar las tareas asignadas. El/ella debe mantener registros y buscar información, producir y revisar reportes, y hacer análisis asociados a la administración de la oficina. El/la administrador(a) da guía sobre los requisitos administrativos basado(a) en un gran conocimiento de las políticas y procedimientos. El/ella da soporte y entrenamientos enfocados al funcionamiento del área. El/ella implementa procesos y prácticas con el fin de mejorar la Efectividad de los procesos. El/la administrador(a) mantendrá una comunicación constante con el personal de la oficina, los voluntarios, practicantes, consultores y proveedores. El/ella comunica de forma efectiva o distribuye información para ayudar al personal a tomar decisiones, solucionar problemas y mejorar el flujo de trabajo.
RESPONSIBILITIES AND SCOPE
- Actúa de forma independiente en las tareas asignadas y ejerce un juicio independiente basado en el análisis y la experiencia
- Coordina actividades con diferentes variables y tareas, trabaja dentro de los cronogramas y presupuestos establecidos.
- Demuestra sensibilidad para manejar información confidencial.
- Las responsabilidades del cargo pueden incluir análisis especiales, búsquedas de información y dar seguimiento a actividades.
- Asegurar el cumplimiento con las políticas y procedimientos de TNC y los requerimientos externos (Donantes/Legales/Entidades gubernamentales).
- La responsabilidad financiera incluye hacer compras, procesar facturas, hacer contratos con proveedores o consultores y dar apoyo al proceso de preparación del presupuesto.
- Actuar como recurso para otras personas con el ánimo de solucionar problemas y actuar en representación del supervisor cuando se le instruya.
- Puede llegar a supervisar personal administrativo o voluntarios, la responsabilidad incluye entrenamiento y desarrollo profesional.
- Proporciona insumos a los equipos de trabajo en la oficina para mejorar los procedimientos existentes.
- Transmite las preguntas de alta complejidad y problemas inusuales a su supervisor.
- Viajes y tiempo de trabajo flexible según se requiera.
- El ambiente de trabajo puede incluir de manera muy esporádica situaciones de exposición a elementos desagradables y que requieran esfuerzo y/o tensión física.
- Administración de la infraestructura y las instalaciones de la oficina.
- Soporte al personal de la oficina y de campo en las actividades diarias.
- Soporte administrativo al personal de la oficina.
- Labores de recepción de la oficina cuando se requiera.
- El trabajo es diverso y puede no siempre estar dentro de las prácticas e instructivos establecidos para el cargo.
- El trabajo está dentro del alcance de los objetivos estratégicos de la oficina.
- Priorizar tareas en la ausencia de instrucciones específicas y hacer decisiones en el día a día dentro del alcance de sus asignaciones de trabajo.
- Profesional en áreas administrativas y dos años de experiencia o combinación equivalente.
- Experiencia coordinando procesos administrativos.
- Experiencia generando reportes e interpretando información de bases de datos
- Experiencia en redacción, edición y lectura en lenguaje de negocios.
- Experiencia organizando el tiempo de trabajo, manejando actividades diversas con el fin de cumplir con las fechas límite establecidas.
- Experiencia trabajando con varios equipos y comunicándose con una amplia variedad de personas.
DESIRED QUALIFICATIONS
- Habilidad para analizar información con el objetivo de coordinar y planear actividades y solucionar problemas.
- Habilidad para usar la tecnología existente con el fin de lograr los resultados deseados.
- Excelentes habilidades de “servicio al cliente” y capacidad de concentración.
- Experiencia interpretando instructivos para lograr los resultados deseados.
- Conocimiento y manejo intermedio de Inglés.
- Fuertes habilidades de organización y exactitud.
- Proactividad para realizar las tareas requeridas por la posición.
- Fuerte atención al detalle.
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